Hysbysiad Preifatrwydd Medrwn Môn

Cyflwyniad  

Nod Medrwn Môn ydy hyrwyddo a chefnogi gwirfoddoli, mudiadau gwirfoddol a chymunedol drwy weithio gydag unigolion, grwpiau a chymunedau ar Ynys Môn i sicrhau eu bod yn chwarae rhan lawn a blaenllaw i ddatblygu potensial yr Ynys. Mae defnyddio gwybodaeth bersonol yn caniatáu inni wneud gwell penderfyniadau, ac yn y pen draw, yn ein helpu ni i gyflawni ein gweledigaeth. Mae Medrwn Môn yn trin preifatrwydd a chyfrinachedd o ddifrif, ac rydym wedi datblygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn er mwyn bod mor dryloyw â phosib am y wybodaeth bersonol rydym yn ei gasglu a’i ddefnyddio.

Pwy ydym ni?

Cyngor Gwirfoddol dros Ynys Môn ydy Medrwn Môn, sy’n cynnig cefnogaeth a chyngor i fudiadau gwirfoddol a chymunedol, a’u galluogi i weithio’n fwy effeithlon. Mae Medrwn Môn yn aelod o Cefnogi Trydydd Sector Cymru (TSSW). Mae Cefnogi Trydydd Sector Cymru yn gydweithrediad rhwng Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA) a’r 19 Cyngor Gwirfoddol Sirol (CVCs) yng Nghymru. Rydym i gyd yn rhannu’r un nod o alluogi’r trydydd sector a gwirfoddolwyr ar hyd a lled Cymru i gyfrannu’n llawn at lesiant unigolion a chymunedol.

 

Beth mae’r Hysbysiad hwn yn ei gynnwys?

Gofynnwn i chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bwysig ynglŷn â’r canlynol:

  • Sut rydym ni’n casglu eich data personol
  • Y wybodaeth bersonol rydym ni’n ei gasglu a’i ddefnyddio
  • Y seiliau cyfreithlon dros gasglu a defnyddio’r wybodaeth bersonol
  • Pam rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol
  • Rhannu eich gwybodaeth bersonol
  • Pryd y byddwn ni’n trosglwyddo gwybodaeth bersonol y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA)
  • Pa mor hir y byddwn ni’n cadw gwybodaeth
  • Sut y byddwn ni’n sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn ddiogel; ac
  • Eich hawliau preifatrwydd.

 

Dylech sicrhau eich bod yn darllen yr hysbysiad preifatrwydd cyffredinol hwn ochr yn ochr ag unrhyw hysbysiad preifatrwydd penodol y gallem ei roi i chi, o dro i dro, yn ymwneud â’ch gwybodaeth chi.

Sut ydym ni’n casglu’ch gwybodaeth bersonol                                                                                                       Rydym yn casglu gwybodaeth yn y ffyrdd canlynol:

  • Efallai y byddwch yn rhoi gwybodaeth inni er mwyn: ymaelodi gyda Medrwn Môn; cofrestru i dderbyn ein newyddlen - Dan Do Môn; ymuno gyda’n Rhwydwaith Trydydd Sector; ateb holiaduron; gwneud cais am nawdd; derbyn gwasanaethau gan Linc Cymunedol Môn a Car Linc Môn; mynychu ffeiriau gwybodaeth a digwyddiadau cymunedol; cofrestru am hyfforddiant; cofrestru i dderbyn e-byst rheolaidd gennym, neu gysylltu hefo ni am unrhyw reswm arall.

 

  • Pan fyddwch chi’n defnyddio ein gwefan, byddwn ni’n casglu eich gwybodaeth bersonol gan ddefnyddio “cwcis” a dulliau tracio eraill. Fe fyddwn ni’n gofyn am eich caniatâd i ni gael defnyddio cwcis pan fyddwch chi’n ymweld â’n gwefan ni gyntaf. Ffeil ydy cwci sy'n cynnwys dynodwr (cyfres o lythyrau a rhifau) sy'n cael ei anfon gan weinydd gwe i borwr gwe ac sy'n cael ei storio gan y porwr. Caiff y dynodwr wedyn ei anfon yn ôl i'r gweinydd bob tro y bydd y porwr yn gofyn am dudalen o'r gweinydd. Gall cwcis fod yn gwcis “parhaus” neu'n gwcis “sesiwn”: bydd cwci parhaus yn cael ei storio gan borwr gwe a bydd yn parhau i fod yn ddilys tan ei ddyddiad dod i ben, oni bai bod y defnyddiwr wedi ei ddileu cyn y dyddiad dod i ben; bydd cwci sesiwn, ar y llaw arall, yn dod i ben ar ddiwedd sesiwn y defnyddiwr, pan fydd y porwr gwe ar gau. Nid yw cwcis fel arfer yn cynnwys unrhyw wybodaeth sy'n adnabod defnyddiwr yn bersonol, ond gall y wybodaeth bersonol rydym yn storio arnoch chi gael ei gysylltu â’r wybodaeth sy’n cael ei storio yn, neu ei gael gan, y “cwcis”.

 

  • Gall eich data hefyd fod ar gael i’n darparwr gwefan i’n galluogi ni a nhw i ddarparu eu gwasanaeth i ni, i ddadansoddi ac ymchwilio demograffiaeth, diddordebau ac ymddygiad ein defnyddwyr a’n cefnogwyr i’n helpu i gael dealltwriaeth well ohonynt er mwyn gwella ein gwasanaethau. Gall hyn gynnwys cysylltu data rydym yn ei dderbyn gennych chi ar y wefan gyda data sydd ar gael o ffynonellau eraill. Ni ddefnyddir eich data y gellir ei adnabod yn bersonol oni bai ei fod yn angenrheidiol ar gyfer y dadansoddiad sydd ei angen. Ni ddefnyddir eich data adnabyddadwy personol chwaith os nad yw eich buddiannau am breifatrwydd yn cael eu hystyried yn fwy na buddiannau cyfreithlon y darparwr gwefan wrth ddatblygu gwasanaethau newydd ar ein cyfer ni. Yn yr achos hwn fe fydd y canlynol yn berthnasol:
  1. Fe fydd eich data ar gael i’n darparwr gwefan ni.
  2. Gall y data sydd ar gael iddyn nhw gynnwys unrhyw ddata y byddwn ni’n ei gasglu, fel sy’n cael ei nodi yn y polisi hwn.
  3. Ni fydd ein darparwr gwefan ni yn trosglwyddo eich data i unrhyw drydydd parti arall, neu yn trosglwyddo eich data y tu allan i’r EEA.
  4. Fe fydd ein darparwr gwefan yn storio eich data am uchafswm o 7 mlynedd.
  5. Nid yw’r prosesu hwn yn effeithio ar eich hawliau, fel sy’n cael ei nodi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma.

Os hoffech roi gwybodaeth bersonol i ni am rywun arall, siaradwch gyda ni i wneud yn siŵr bod gennych chi hawl gyfreithiol i roi’r wybodaeth hon i ni ac i gael cyngor ynghylch rhoi gwybod i’r unigolyn hwnnw. Gall eich gwybodaeth hefyd gael ei rannu hefo ni gan drydydd parti.

Cyfryngau Cymdeithasol                                                                                                                                         

Yn dibynnu ar eich gosodiadau neu’r polisïau preifatrwydd ar gyfer gwasanaethau negesu a chyfryngau cymdeithasol fel Facebook neu Twitter, efallai y byddwch yn rhoi caniatâd i ni gael mynediad at wybodaeth oddi ar y gwasanaethau hyn, er enghraifft, pan fyddwch yn ein tagio ni’n gyhoeddus mewn llun o ddigwyddiad.

Y wybodaeth bersonol rydym yn ei gasglu a’i ddefnyddio                                                                                    Mae’r wybodaeth bersonol rydym yn ei gasglu yn cynnwys:

  • Eich enw
  • Eich manylion cyswllt (gan gynnwys cyfeiriad post, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost a/neu hunaniaeth cyfryngau cymdeithasol)
  • Eich dyddiad geni
  • Eich rhywedd
  • Os fyddwch chi’n gwneud cais am swydd gyda ni, gwybodaeth sy’n angenrheidiol er mwyn i ni brosesu’r ceisiadau hyn ac asesu eich addasrwydd (a allai gynnwys pethau fel statws cyflogaeth, profiad blaenorol yn dibynnu ar y cyd-destun, yn ogystal ag unrhyw euogfarnau troseddol sydd heb eu disbyddu neu achosion llys sydd yn yr arfaeth)
  • Os fyddwch chi’n gwneud cais am gyllid, gwybodaeth sy’n angenrheidiol i brosesu eich cais, megis manylion banc, a chefndir ariannol eich mudiad.
  • Os fyddwch chi’n gwirfoddoli i fod yn yrrwr hefo Car Linc Môn, bydd yn rhaid i chi roi eich dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, manylion trwydded yrru a manylion eich banc i ni er mwyn inni brosesu taliadau. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd i gasglu gwybodaeth am unrhyw gyflwr meddygol a allai effeithio eich gallu i yrru. Hefyd, bydd yn rhaid inni gael eich enw a’ch dyddiad geni er mwyn gwneud gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
  • Gwybodaeth am eich gweithgareddau ar ein gwefan ac am y ddyfais rydych yn ei defnyddio i gael mynediad at y rhain, er enghraifft eich cyfeiriad IP a’ch lleoliad daearyddol
  • Gwybodaeth am ddigwyddiadau a gweithgareddau yr ydych wedi dangos diddordeb ynddynt
  • Gwybodaeth yn ymwneud â’ch iechyd (er enghraifft, os byddwch chi’n cymryd rhan neu’n mynd i ddigwyddiad at ddibenion iechyd a diogelwch)
  • Gwybodaeth am eich oedran, cyfeiriadedd rhywiol, anabledd a chenedligrwydd ac ethnigrwydd at ddibenion monitro; ac
  • Unrhyw wybodaeth bersonol arall y byddwch yn ei rannu hefo ni.

Mae rhai mathau o wybodaeth bersonol mewn categori arbennig o dan ddeddfau diogelu data, gan eu bod yn cael eu hystyried yn wybodaeth fwy sensitif. Mae enghreifftiau o’r math hwn o ddata yn cynnwys gwybodaeth am iechyd, hil, cred grefyddol, barn wleidyddol, aelodaeth o undeb llafur, bywyd rhywiol neu rywioldeb a gwybodaeth enynnol/fiometrig.

Fyddwn ni ond yn casglu gwybodaeth o’r math hwn amdanoch chi lle bod rheswm eglur dros wneud hynny, neu pan fyddwch chi’n ei gwneud yn gyhoeddus neu’n ei gwirfoddoli i ni. Lle bynnag y mae’n ymarferol i ni wneud hynny, byddwn yn ei gwneud yn eglur pam ein bod yn casglu’r math hwn o wybodaeth a pha ddefnydd fydd yn cael ei wneud ohoni.                

Y seiliau cyfreithlon ar gyfer casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol                                                        Fyddwn ni ond yn storio’ch gwybodaeth bersonol chi pan allwn ni wneud hynny’n gyfreithlon. Mae’r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn darparu nifer cyfyngedig o resymau dros brosesu gwybodaeth bersonol.

Rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol i brosesu gwybodaeth gyffredinol:

  • Pan fo prosesu eich data personol o fudd cyhoeddus
  • Pan fo angen prosesu’ch data personol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd sector ac nid yw eich hawliau preifatrwydd yn cael blaenoriaeth dros y buddiannau hyn.

Mae’r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn cynnwys darpariaethau penodol sy’n ein galluogi i brosesu gwybodaeth ynglŷn â’ch rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a’ch iechyd neu eich cyflwr corfforol neu feddyliol er mwyn monitro amrywiaeth yn ddienw.

Pam ydym ni’n casglu gwybodaeth bersonol ac yn ei defnyddio?                                                                         Prif bwrpas casglu gwybodaeth bersonol yw ein galluogi i reoli’r ffordd yr ydym yn cyfathrebu gyda phobl a mudiadau sydd eisiau clywed oddi wrthym. Rydym hefyd yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol:

  • Er mwyn darparu’r gwasanaethau neu’r wybodaeth yr ydych wedi gofyn amdanyn nhw;
  • Er mwyn ymateb i geisiadau neu gyflawni unrhyw geisiadau, gwynion neu ymholiadau sydd gennych i ni;
  • Er mwyn deall yn well sut allwn ni wella ein gwasanaethau, cynnyrch neu wybodaeth drwy gynnal gwaith dadansoddi a holiaduron;
  • Er mwyn anfon gohebiaeth atoch a chyfathrebu hefo chi, gan gynnwys diweddaru eich manylion cyswllt;
  • Er mwyn creu adroddiadau ar ein gwaith, ein gwasanaethau a’n digwyddiadau;
  • Er mwyn prosesu eich cais am swydd neu swydd wirfoddoli;
  • Er mwyn archwilio a gweinyddu ein cyfrifon;
  • Er mwyn cyflawni ein dyletswyddau cyfreithiol i reoleiddwyr y Llywodraeth a/neu gyrff gorfodi’r gyfraith;
  • Er mwyn cynnal gwiriadau cefndir gan gynnwys gwirio hunaniaeth a chynnal gwiriadau am resymau atal gwyngalchu arian, atal terfysgaeth, gwiriadau ariannol ac enw da;
  • Er mwyn cynnal gweithrediadau bob dydd ein mudiad yn effeithlon, gan gynnwys rheoli ein sefyllfa ariannol, adnoddau, cynllunio, cyfathrebu, llywodraethu corfforaethol ac archwilio;
  • Er mwyn hyfforddi a datblygu ein staff a’n gwirfoddolwyr;
  • Er mwyn atal twyll neu weithgareddau anghyfreithlon gwirioneddol neu bosib, ac ymateb iddynt;
  • Er mwyn sefydlu, arfer ac amddiffyn ein hawliau cyfreithiol neu at ddibenion achosion cyfreithiol y gallem fod yn rhan ohonynt.

Gallwn anfon gohebiaeth y byddwn ni’n meddwl bydd o ddiddordeb i chi drwy e-bost, ffôn, SMS, post, y cyfryngau cymdeithasol a sianeli digidol eraill.  

Anfon negeseuon marchnata                                                                                                                               

Mae ein negeseuon marchnata yn cynnwys gwybodaeth am ein gwaith a’n gwasanaethau. Rydym yn gweithredu polisi cyfathrebu ‘optio i mewn yn unig’ ar gyfer negeseuon electronig. Mae hyn yn golygu, heblaw am yr eithriadau a nodir isod, mai dim ond at bobl sydd wedi datgan yn benodol eu bod yn hapus i dderbyn negeseuon marchnata electronig gennym y byddwn yn anfon negeseuon o’r fath.

Rhannu eich gwybodaeth bersonol                                                                                                                 

Lle bo hynny’n angenrheidiol ac yn gyfreithlon, neu pan fydd yn ofynnol dan rwymedigaeth gyfreithiol, efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda:

  • contractwyr
  • cydweithwyr neu gynrychiolwyr yr unigolyn y mae ei ddata personol yn cael ei brosesu gennym,
  • y perthnasau agosaf
  • sefydliadau gofal iechyd, cymdeithasol a llesiant
  • addysgwyr a chyrff arholi
  • sefydliadau ariannol
  • asiantaethau’r llywodraeth
  • asiantaethau casglu ac olrhain dyledion
  • darparwyr gwasanaethau
  • llywodraeth leol a chanolog
  • yr ombwdsmon ac awdurdodau rheoleiddio
  • y wasg a’r cyfryngau
  • cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
  • llysoedd a thribiwnlysoedd
  • undebau llafur
  • sefydliadau gwleidyddol
  • asiantaethau cyfeirio credyd
  • cyrff proffesiynol
  • sefydliadau sy’n cynnal arolygon ac ymchwil
  • heddluoedd
  • cymdeithasau tai a landlordiaid
  • sefydliadau gwirfoddol ac elusennol
  • sefydliadau crefyddol
  • myfyrwyr a disgyblion gan gynnwys eu perthnasau
  • gwarcheidwaid, gofalwyr neu gynrychiolwyr
  • proseswyr data, heddluoedd eraill
  • cyrff rheoleiddio
  • llysoedd
  • carchardai
  • asiantaethau a chyrff cydnabyddedig sy’n gorfodi cyfraith ryngwladol
  • cwmnïau diogelwch
  • asiantaethau partner
  • sefydliadau ac unigolion cymeradwy sy’n gweithio gyda’r heddlu
  • awdurdodau trwyddedu
  • gweithwyr gofal iechyd proffesiynol
  • awdurdodau gorfodi’r gyfraith ac erlyn
  • cynrychiolwyr cyfreithiol
  • cyfreithwyr amddiffyn
  • awdurdod cwynion yr heddlu
  • y gwasanaeth datgelu a gwahardd (DBS).

EIN CRONFA DDATA (CRM) - Gallem hefyd rannu gwybodaeth bersonol sydd yn ein cronfa ddata (CRM) hefo trydydd parti.  Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA) sy’n rheoli ein cronfa ddata, ond mae’r wybodaeth yn y gronfa ddata yn cael ei gadw ar ran holl aelodau Cefnogi Trydydd Sector h.y. WCVA a’r CGSau yng Nghymru gyda’i gilydd. Rydym yn gyd-reolwyr data o’r wybodaeth bersonol a gedwir yn y gronfa ddata. Rydym wedi ymrwymo i Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth sy’n rheoli ein perthynas mewn cysylltiad â’r gronfa ddata.

Gallem hefyd redeg adroddiadau cyfanredol dienw oddi ar y gronfa data a’u rhannu hefo Cefnogi Trydydd Sector Cymru (TSSW), Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA), Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol, byrddau iechyd a’r Comisiwn Elusennau. Mae’n bosib y bydd yr adroddiadau hyn yn cael eu cyhoeddi hefyd. Fodd bynnag, ni fyddwn yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol gyda’r cyrff hyn, nac yn rhoi mynediad iddynt at y data “crai” y mae’r adroddiadau wedi’u seilio arno. Gallai’r aelodau o Cefnogi Trydydd Sector Cymru benodi ymchwilydd allanol i’n cynorthwyo gyda’r gwaith hwn, a byddai’r ymchwilydd yn cael mynediad at y wybodaeth sydd yn y gronfa ddata.

Gallai Cefnogi Trydydd Sector Cymru hefyd benodi gwerthuswr mewnol neu allanol i asesu effeithiolrwydd y gronfa ddata. Byddai’r gwerthuswr yn cael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd yn y gronfa ddata, ond ni fyddai’n gallu defnyddio’r wybodaeth.

Nid ydym yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol sydd yn y gronfa ddata y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Nid yw’r un o’r darparwyr gwasanaethau yr ydym yn eu defnyddio i’n cynorthwyo i ddarparu’r gronfa ddata wedi’u lleoli y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Nid ydym yn gwerthu, rhentu na darparu gwybodaeth bersonol at ddefnydd masnachol i unrhyw drydydd barti.

Am faint fyddwn ni’n cadw’ch gwybodaeth bersonol?                                                                                        Mae’r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn gosod rheidrwydd arnom i adolygu pa mor hir yr ydym yn cadw gwybodaeth bersonol. Dim ond am gyfnod cyhyd ag sy’n angenrheidiol i ni wneud hynny y cawn ni gadw’ch gwybodaeth bersonol. Dim ond am y cyfnod rydych chi’n hapus i dderbyn cyfathrebiaeth gennym ni y byddwn ni’n cadw eich gwybodaeth mewn ffurf adnabyddadwy yng nghronfa ddata y CRM. Nid oes gennym gynlluniau ar hyn o bryd i ddileu eich gwybodaeth.

Eich Hawliau Preifatrwydd                                                                                                                                 

Mae gennych nifer o hawliau o ran eich gwybodaeth bersonol a gedwir gennym ni. Os hoffech arfer unrhyw rai o’r hawliau hyn, cysylltwch â Medrwn Môn drwy un o’r ffyrdd a nodir isod o dan ‘Manylion Cyswllt’.

  • Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch
  • Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch yr ydych yn credu sy’n anghywir neu’n anghyflawn
  • Mae gennych hawl i wrthwynebu ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Os nad ydych chi eisiau derbyn unrhyw gyfathrebiaeth gennym o hyn ymlaen, yna cysylltwch â Ni fyddwn wedyn yn anfon unrhyw gyfathrebiaeth atoch chi, ond byddwn yn cadw cofnod ohonoch, a’ch cais i beidio â chlywed oddi wrthym.
  • Mae gennych yr hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth. Dylech fod yn ymwybodol er hynny, os byddwn yn gwneud hyn, na fydd gennym gofnod o’r ffaith eich bod wedi gofyn i ni beidio anfon cyfathrebiaeth atoch. Mae’n bosib felly y byddwch yn dechrau clywed oddi wrthym rywbryd yn y dyfodol, os ydym yn cael eich manylion o ffynhonnell wahanol.
  • Pan fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar sail derbyn eich caniatâd, mae gennych yr hawl i dynnu’r caniatâd hwnnw yn ôl unrhyw bryd. Cysylltwch â ni os hoffech wneud hynny.

Manylion Cyswllt

Gallwch gysylltu hefo ni yn y ffyrdd canlynol:

Sut i Gwyno

Rhowch wybod i ni os ydych yn anfodlon gyda’r ffordd rydym ni wedi defnyddio’ch gwybodaeth bersonol drwy gysylltu â ni. Mae gennych hefyd hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Ewch i’w gwefan i gael gwybod sut i wneud hynny: https://ico.org.uk/about-the-ico/other-languages/welsh/welsh-complaints/

 

 

Newidiadau i’r Hysbysiad Preifatrwydd Hwn

Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 10.10.19. Rydym yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a gallem ei newid o bryd i’w gilydd drwy ei ddiweddaru er mwyn adlewyrchu newidiadau yn y gyfraith a/neu yn ein harferion preifatrwydd ni. Rydym yn eich annog i wirio’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd am unrhyw newidiadau.

 

*****************************

 

Sylwer fod gennym Hysbysiad Preifatrwydd ar wahân ar gyfer prosiect Linc Cymunedol Môn.